Cómo puedo hablar amablemente por teléfono? Aqui te explico como paso a paso

Hablar por teléfono puede ser fácil, pero practicar los modales en el teléfono es mucho más difícil.

Pasos

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   Di “¿Bueno?” al momento de contestar. Si no es tu casa di, “Bueno, residencia (apellido), ¿Quién habla?”. Algunos piensan que con un “¿Bueno?” está bien. Haz lo que sientas que es más cómodo para ti.
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   Intenta evitar dejar a alguien en espera. Si sucede que no puedes encontrar a la persona por la cuál están buscando en 30 segundos o un minuto máximo, discúlpate y diles que no está pero que si le gustaría dejar un mensaje.
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   Si la persona a la que están tratando de hablar no está disponible, dilo. Una buena forma de decir eso es: “No está disponible por el momento, ¿le gustaría dejar un mensaje?”
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   Cuando hagas una llamada, di tu nombre y el de la persona que estás buscando. Di algo como: “Hola, habla Jane”. Mantente calmada, y ten un tono positivo de voz.
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   Siempre termina con, “Muchas gracias, adiós”.
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Consejos

• Cuando estés tomando un mensaje, asegúrate de anotar el nombre y el apellido de la persona. Cuando apuntes el número, repítelo para confirmarlo. Puedes pedir que te repita la información, pero no más de 2 veces. El que está hablando lo apreciará.
• Si estás en el trabajo, es conveniente decir el nombre de la compañía cuando contestas el teléfono, seguido de un ofrecimiento de ayuda. Por ejemplo: “Buenas tardes, está hablando a la oficina de John Meyer. ¿En qué puedo ayudarlo?”
• Pregunta “¿Cómo puedo ayudarlo?” en lugar de “¿Puedo ayudarlo?”. La segunda pregunta sólo hará que conteste “Si”, lo cual lleva a una pausa incómoda, en la cual vas a tener que preguntar cómo puedes ayudarle.
• Si estás haciendo una llamada, di el nombre de tu negocio, incluso si le hablas a alguien con quien acabas de hablar. Por ejemplo: “Hola, habla Josh de JM y Asociados”. Decir simplemente “Habla Josh” puede confundir a las personas.
• No asumas que la persona a la que le hablas tiene identificador de llamadas o que tu amigo reconocerá tu voz. Las personas suenan diferente por teléfono.
• Ten una pluma y papel a la mano para tomar notas. Es grosero hacer esperar a alguien mientras estás buscando por toda la casa algo con que anotar.
• Si tú estás haciendo la llamada, una excelente opción es identificarte inmediatamente – si eres alguien con el que tu contacto quiere hablar. “Buen día, habla John Smith, busco a Roy Jones. ¿Está disponible?”
• Sonreír mientras hablas por teléfono le dará un tono más amigable a tu voz, incluso en conversaciones formales.

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Advertencias

• Si tienes problemas al escuchar a la persona, debes hacérselo saber. Puede que estés hablando más fuerte de lo normal y no quieres que la otra persona piense que estás gritando.
• Mientras le dices que no puedes oírlo, no le grites. La otra persona probablemente puede oírte bien.