Cómo puedo implementar estrategias de eficiencia bien explicado paso a paso

Las estrategias de eficiencia son parte integral de cualquier empresa. Con ellas puedes maximizar la eficiencia y establecer los objetivos y estándares de la compañía para entregar valor. Una empresa logra eficiencia cuando la productividad es alta, los costos son bajos y puede seguir entregando servicios o mercadería redituable y de alta calidad. Las estrategias efectivas ayudan a los empleados a establecer metas y a satisfacer las necesidades del cliente, además crean una atmósfera profesional que promueve la unidad, el crecimiento y el éxito de la empresa.

Pasos

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   Forma un comité con tus líderes de más alto nivel para manejar la tarea de implementar estrategias de eficiencia.
   • Determina cuáles son los objetivos y las metas de tu empresa. Podrías tener que implementar estas estrategias en varios departamentos o en la empresa en general.
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   Evalúa las prácticas y procedimientos. Enfócate en las áreas y tareas débiles de tu empresa para mejorarlas. Concentra tu atención en las áreas específicas que se pueden beneficiar con el mejoramiento de las estrategias de eficiencia.
   • Mejora el uso de recursos en tu empresa. Por ejemplo, si todas las semanas tienes dos trabajos grandes de impresión que requieren una impresora de alta calidad, asegúrate de programarlos para dos días diferentes.
   • Aumenta la productividad de la empresa. Asegúrate de constatar que tus empleados estén desempeñando sus tareas eficientemente. Por lo general, al elevar la moral de los empleados aumentas la productividad. Elimina el trabajo duplicado entre diferentes oficinas. Si tienes una base de datos con información sobre los contactos, compártela con las demás oficinas.
   • Elimina los gastos innecesarios. Concéntrate en las áreas específicas en las que puedas reducir gastos o haz la misma tarea de otra manera para usar menos materiales.
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   Integra la eficiencia a cada aspecto de tu empresa y de la planeación financiera. Incluye el desempeño, servicio, entrega de mercancía y gestión de proyectos.
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   Alienta la colaboración entre los líderes, los departamentos, las oficinas y el personal de la empresa.
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   Contrata a las personas adecuadas con las aptitudes correctas. Diferentes empresas y puestos requieren de talentos distintos. Si tus empleados no tienen las aptitudes adecuadas para implementar las estrategias de eficiencia, tal vez tengas que invertir en capacitarlos.
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   Desarrolla y publica un manual de estrategias de eficiencia para toda la empresa y distribúyelo entre todos tus empleados.
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   Comprueba que estén disponibles los recursos suficientes para el manejo eficiente de cada tarea. Si los empleados están esperando continuamente para utilizar un recurso, como un fax o una impresora, sería inteligente comprar otro más.
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   Mejora el sistema de archivos de la empresa.
   • Organiza los archivos y otra información importante para mejorar la eficiencia de la oficina. Con un sistema organizado, puedes consultar las cotizaciones de los proveedores, los contratos y otros archivos utilizados con frecuencia sin tener que buscarlos primero.
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   Logra y mantén la eficiencia.
   • Prioriza y programa las tareas. Determina qué tareas se llevarán a cabo y en qué orden.
   • Capacita a tu personal en la tecnología, políticas y programas nuevos, cuando sea apropiado.
   • Cuando sea posible, comparte recursos con otros departamentos. Puedes poner en red las impresoras para que las utilice más de una oficina. Los empleados tal vez puedan trabajar para dos oficinas.
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    Motiva, instruye y recompensa al personal.
    • Elogia el buen desempeño. Cuando los empleados están felices en su trabajo y se sienten apreciados, su desempeño es mejor, trabajan más y se enorgullecen de su trabajo.
    • Fomenta las actitudes positivas y el buen comportamiento. La actitud es clave para las buenas relaciones de trabajo con otros empleados o clientes.
    • Identifica el mal desempeño o la mala conducta y corrígela de inmediato.
    • Aprende del desempeño pasado y concentra tu atención en mejorar el desempeño futuro.
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    Revisa periódicamente las estrategias de eficiencia de tu empresa.Asegúrate de que funcionen adecuadamente. Elimina aquellas estrategias que no produzcan los resultados deseados y realiza algunos cambios cuando sea necesario.
    • Toma nota de cualquier reducción en la asistencia de los empleados. Si tienes a una persona que llega tarde al trabajo, podría ser mejor reemplazarla con otro empleado que sea puntual.
    • Revisa y renegocia los acuerdos con los proveedores una vez al año.
    • Revisa todos los contratos de servicios y renegócialos una vez al año o con más frecuencia si es necesario.