Cómo puedo introducirme cambios en los procedimientos de trabajo bien explicado paso a paso

Los cambios en los procedimientos productivos generalmente producen resultados positivos. Estos cambios pueden ahorrar a la empresa tiempo, dinero o promover el ahorro de otros lugares de trabajo. El cambio es emocionante para aquellos que se adaptan fácilmente, están dispuestos a experimentar y que son flexibles en su comportamiento. Sin embargo, a algunos empleados no les gustan estos procesos y tienden a ofrecer más resistencias. Como líder en el lugar de trabajo, es tu tarea asegurarte de que cualquier transición se maneje exitosamente.  

Pasos

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   Proyecta la modificación del procedimiento y asume la responsabilidad de manejarlo. Tendrás que introducir los cambios en el lugar de trabajo poco a poco con el fin de hacer una transición fácil para todos. Ten presente que todo cambio sustituye lo conocido por lo incierto y esto puede provocar algunas resistencias por parte de tus empleados.

   • Determina cuando se hará efectivo el cambio. Siempre que sea posible, notifica a tus colaboradores de forma adecuada y oportuna a partir de que momento se harán efectivas las nuevas directivas.
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   Crea conciencia.

   • Haz un anuncio para que tus trabajadores sepan que habrá un cambio en la forma de llevar a cabo las tareas diarias. Publica un anuncio con el procedimiento nuevo o modificado en la intranet de la empresa, informa a los empleados a través de correo electrónico o celebra una reunión.
   • Incluye la fecha en la que se harán efectivos los cambios en el procedimiento.
   • Reclama la ayuda del trabajador. Este es un buen momento para conseguir que tus empleados se involucren en algunas de las tareas. Es posible que necesites ayuda para programar, registrar o documentar las reuniones.
   • Proporciona a tus empleados información relevante sobre el proceso. Abre una puerta al diálogo y habla con cualquier empleado que tenga preocupaciones o preguntas. Brinda asesoramiento y capacitación en caso de ser requeridas mayores habilidades.
   • Explica a tus empleados cómo esos cambios les afectan y qué impacto tendrá en la empresa. Alguno de ellos puede temer no ser capaz de desarrollar las nuevas actividades o simplemente sentir que pierden autoridad, amistades u otros beneficios que valoran.
   • Mantén la calma y sé paciente. Explica por qué los cambios en el procedimiento son necesarios o importantes.
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   Proporciona la documentación referente a los procedimientos nuevos o modificados para ayudar a tus trabajadores con la transición.

   • Si es posible, escribe paso a paso las instrucciones.
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   Ofrece capacitación y práctica para ayudar al personal a aprender los procedimientos modificados.
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   Implementa los cambios lentamente.

   • Cambia un procedimiento a la vez. Una vez que tus trabajadores se han familiarizado con el nuevo procedimiento, a continuación, puedes pasar al siguiente cambio, si es necesario.
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   Solicita retroalimentación. Acepta sugerencias, ideas, inquietudes o comentarios que puedan ser útiles para ti. Asume que tus empleados tienen la experiencia para hacer contribuciones significativas y que su participación logrará que se comprometan verdaderamente con el cambio.
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   Escucha a tus empleados. Si se incluye a los trabajadores en estos cambios, asegúrate de escucharles. Se deben implementar las buenas ideas que surjan de los empleados y dar crédito al empleado por la sugerencia.

   • Debes estar disponible. Responde a las preguntas o inquietudes con rapidez.
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   Celebra los logros y éxitos. Muchas compañías demuestran el aprecio o el éxito con fiestas de pizza o barbacoas. Estas actividades ayudan a hacer grupo y favorece las relaciones de empleados entre sí. 
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Consejos

• Fomenta la flexibilidad en el lugar de trabajo. El cambio requiere flexibilidad. Esto favorece que tus empleados se adapten a los cambios, y más fácil será este proceso para todos.
• Consigue que tus empleados se impliquen con los cambios en los procedimientos tan pronto como sea posible. Es posible que desees pedir ayuda a los trabajadores con la planificación o con la ejecución de este proceso.

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Advertencias

• Nunca contestes a una pregunta a menos de que estés seguro de que tienes una respuesta. Es mejor admitir que no se está seguro de algo y prometer que se examinará para encontrar una respuesta correcta.
• No utilices la manipulación para influir ni distorsiones los hechos.