Cómo puedo hacer una hoja de asistencia, bien explicado paso a paso

Como propietario de una empresa pequeña, puedes optar por que tus empleados completen hojas de asistencia en lugar de fichar en un reloj, o es posible que quieras que tus empleados hagan un seguimiento del tiempo que pasan trabajando en los diferentes proyectos. En lugar de usar formularios estándar que no son específicos para tu empresa, puedes crear tu propia hoja de asistencia usando un procesador de textos y un programa de hoja de cálculo.

Pasos

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   Crea un documento en tu procesador de textos. Coloca el nombre de tu empresa arriba y agrega el logo de la empresa si tienes el archivo disponible.
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   Agrega líneas para que tus empleados ingresen sus nombres, las fechas que cubre la hoja de asistencia y otra información, como el nombre del supervisor.
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   Abre tu programa de hoja de cálculo. Algunos procesadores de texto te permiten abrir una hoja de cálculo dentro del documento, y te proporcionan los menús apropiados para crear y darle formato a la hoja de asistencia.

   • En el lado izquierdo de la hoja de cálculo, ingresa los días de la semana.
     
   • Etiqueta la parte superior de cada columna con las categorías de trabajo que les pagas a tus empleados. Por ejemplo, puedes ingresar horas regulares, horas extra, pago por enfermedad y vacaciones. Etiqueta la última columna con el número total de horas trabajadas por día. También puedes crear columnas separadas para registrar las horas de trabajo completadas en proyectos o clientes específicos.
     
   • Designa una fila al final de la hoja de cálculo para el total de horas trabajadas en cada categoría.
     
   • Agrega una fila, si prefieres, para que el empleado ingrese su tarifa por hora para las horas regulares, horario de salida y horas extras. Si la compensación es confidencial y alguien más que no sea el contador o el supervisor verá la hoja, deja esta fila o instruye a tus empleados para que no la completen.
     
   • Finaliza con una fila del total de horas multiplicado por la tarifa para cada categoría de trabajo y una celda para el total, que será el pago bruto del empleado.
     
   • Mejora el aspecto de la hoja de cálculo usando negritas para las etiquetas y sombreando las etiquetas de las filas con color.
     
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   Corta y pega una hoja de cálculo en el documento del procesador de texto.La mayoría de los paquetes de programas te permiten enviar la hoja de cálculo al otro documento y recortan el tamaño de la hoja de cálculo para que entre. Si no es así, debes ajustar el tamaño de las filas y las columnas para que entre la hoja de cálculo.
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   Incluye líneas debajo de la hoja de cálculo para que firmen el empleado y el supervisor, verificando que las horas enumeradas son exactas.
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   Guarda e imprime el documento, haz copias y entrégalas a tus empleados.Quizás sea útil usar un rotulador amarillo para escribir "ORIGINAL" en la copia original para que los empleados no la usen y te obliguen a imprimir otra copia.
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   Invita a tus empleados a conservar sus hojas de asistencia en la computadora haciendo una copia del archivo que esté disponible en tu servidor de red. Asegúrate de proteger el archivo original para que tus empleados no puedan usarlo ni dañarlo.

   • Utiliza la función "suma rápida" o "suma automática" de la hoja de cálculo para que el programa sume el número de horas en cada fila y columna e ingrese el resultado en la fila y columna de los totales.
   • Crea una fórmula o función para multiplicar el total de horas de cada categoría de trabajo por tarifa, y usa las funciones de suma rápida y suma automática para determinar el total semanal.
   • Busca la función de la hoja de cálculo que te permita proteger las etiquetas y fórmulas de la hoja de asistencia para que no puedan editarse ni eliminarse. Especifica que estas celdas no puedan alterarse, pero que tus empleados puedan completar las otras celdas.
   • Inserta la hoja de cálculo en el documento del procesador de texto y pruébalo para asegurarte de que recalculará automáticamente una vez que los empleados la completen.
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Consejos

• Si tienes experiencia creando hojas de cálculo, quizás puedas crear la hoja de asistencia completamente dentro del programa de hoja de cálculo. Si no tienes mucha experiencia, es posible que desees descargar una plantilla gratuita que puedas personalizar.

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Cosas que necesitarás

• Programa de procesamiento de texto
• Programa de hoja de cálculo
• Impresora
• Fotocopiadora